Nota eletrônica é um padrão mais moderno de documento fiscal, porque é um arquivo digital, criado para ser lido por computadores. Mas ao fazer uma compra ou contratação, pode ser que seu cliente precise de uma cópia legível para uma pessoa. Aqui chegamos ao assunto daqui: O que é DANFE e como funciona esse recurso relacionado à Nota Fiscal Eletrônica.
O que é DANFE?
DANFE é a sigla de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É uma representação gráfica da NF-e, já que esta só existe digitalmente. O DANFE pode ser impresso e que contém os dados principais do documento fiscal, usado principalmente para a circulação das mercadorias (o caminhão não pode rodar sem a DANFE, por exemplo, sob pena de receber uma multa, em caso de fiscalização).
O DANFE não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas facilita o acesso aos seus dados. Como contém a chave numérica de acesso da NF-e, ele permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet. Além da chave numérica, é obrigatório que o DANFE apresente um código de barras para facilitar a leitura da chave.
Outras funções do DANFE
Além de comprovar a existência da NF-e e acompanhar o trânsito das mercadorias, no caso de o destinatário do produto não ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE pode ser utilizada para auxiliar na escrituração contábil da transação. Neste caso, o documento deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais, para ser apresentado quando solicitado. O DANFE também é utilizado para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, cumprindo a função de comprovante da operação.
Layout e elementos obrigatórios
Além da chave de acesso da NF-e e o código de barras que permita a leitura por leitor óptico, outros elementos que precisam obrigatoriamente constar da Nota Fiscal Eletrônica – como data e horário de saída da mercadoria, placa do veículo, transportadora, natureza da operação e descrição das mercadorias – também precisam constar do DANFE. Outra obrigatoriedade é o layout padronizado, que precisa ser seguido. O modelo de layout está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, disponibilizado no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.
No caso de as informações obrigatórias extrapolarem uma página, o DANFE poderá ser emitido em mais de uma folha, desde que numeradas. Neste caso, em cada página deverão constar, no mínimo, as seguintes informações:
- Dados do emitente (razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, se houver);
- A frase DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;
- O número e a série da NF-e, o tipo de operação, se é Entrada ou Saída, o número total de folhas do documento, a chave de acesso e o código de barras.
Elementos adicionais
Outras informações que o emissor da mercadoria julgar importantes (por exemplo, dados do transportador e da mercadoria) podem ser adicionadas ao DANFE sem a necessidade de autorização especial. Porém, essas informações devem se limitar a ocupar no máximo 50% do verso do documento. Outros elementos gráficos, como a logo do emissor, podem ser adicionadas, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras por leitor óptico.
Como emitir o DANFE
O Ministério da Fazenda recomenda que seja utilizado o mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica para emitir o DANFE, já que não pode haver divergências de dados entre ele e a NF-e. Ou seja: basta configurar o seu sistema gerador de NF-e para que este também emita o DANFE.
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